A tökéletes üzleti meghívó elkészítésének titka

A rendezvényszervezés egyik fontos momentuma a meghívók elkészítése. A tökéletesen megfogalmazott szöveg mellett, a külsőségekre is nagy hangsúlyt kell fektetnünk. Cikkünk segít, hogy ne hibázz!

Rendezvényszervezőként az események koordinálása mellett arra is nagy gondot kell fordítanunk, hogy valamennyi vendég időben értesüljön az eseményről. Ehhez megfelelő információval kell rendelkezniük, melyet a meghívóból tudhatnak meg. Nemcsak a pontos dátumot, a rendezvény helyszínét kell szerepeltetnünk a meghívóban, de egyéb fontos információt is hordoznia kell, többek között szövegezésében, illetve külsőségeiben.

A szövegezést tekintve mindenképpen tudatnunk kell a meghívottakkal, hogy milyen stílusú lesz az esemény, 

például ha valamilyen korszakhoz illő lesz az egész este, akkor szükséges-e hasonló stílusú ruhát, kiegészítőket viselni. Gondolunk itt a bálok esetében az álarcra, legyezőre, mint kellék. Érdemes feltüntetni azt, hogy milyen típusú rendezvényre lesz hivatalos a vendég (ültetett esemény, állófogadás, vacsora, stb.).

Legyen feltűntetve az időpont mellett az esemény várható időtartama, ültetéses fogadás során a hely meghatározása, a dress code, azaz hogy milyen jellegű ruhába szükséges öltözni (kis estélyi, nagyestélyi, stb.). Érdemes tudatni a vendégekkel, hogy vihetnek-e magukkal még egy személyt, vagy csak rájuk vonatkozik a meghívás. 

A könnyű, átlátható olvashatóság szintén kiemelt jelentőségű,

egyes események során pedig a személyes jelleggel még inkább fontos, így a kézzel írott meghívó kiküldése jó megoldás lehet. A szövegezés - nem családi esemény kapcsán - legyen magázódó stílusú, lehetőleg egyes szám harmadik személyben írodjon, és a dátumnál a hónapot betűvel, míg a napot számmal írjuk ki. Kérjünk visszajelzést a részvételről, szerepeljen a meghívó alján az elérhetőség, ahol ezt megtehetik a meghívottak (V.K. - cím)

Kiegészítő mellékletként elküldhetjük a meghívó mellé a parkolással kapcsolatos infókat, az útvonalat a helyszínhez, a kapcsolattartó személyek adatait, hosszabb időtartamú eseményeknél a szállás, étkezés, programterv részleteit. A protokolláris rendezvények esetén a hivatalos levélhez hasonló legyen a meghívó, míg az informális eseménynél használhatunk képeket is.

Különleges vendégek (pl. polgármesterek, köztisztviselők, egyéb tiszteletreméltó személy, szponzorcég vezetője, stb.) meghívását mindig írott formában kell megtenni, nem elegendő a szóbeli informálás. 

A meghívónak külső dizájnjában is alkalmazkodnia kell a rendezvény stílusához. Elegáns eseménynél a fekete, arany, ezüst színekkel díszített meghívó a jellemző. 

Ha tetszett a cikkünk, kérjük oszd meg másokkal is.