Rendezvényszervezés Covid idején - Mik azok a hibrid rendezvények?

A koronavírus-járvány mindannyiunk életére kihat, s a megváltozott körülmények miatt fontossá vált, hogy olyan megoldásokat találjunk, amelyekkel - maximálisan betartva az előírt szabályozásokat - közelebb kerülhetünk a korábban megszokott élénk rendezvényszervezéshez.

Az úgynevezett hibrid rendezvények - a fejlett technikai eszközöknek köszönhetően - segítenek áthidalni a jelenlegi problémákat, és lehetőséget kínálnak arra, hogy a világjárvány idején se kelljen elhalasztani vagy lemondani minden rendezvényt. Külföldön a fizikai és digitális jelenlétet ötvöző hibrid rendezvényeket “phygital” eseményeknek is nevezik, a fizikai és a digitális szavak összeolvadása nyomán. Ahogy mindennek, ennek az éremnek is két oldala van: megmutatjuk, melyek a hibrid rendezvények előnyei, és melyek a buktatói!

Fő a rugalmasság!

Nap mint nap szembesülünk mi is azzal, hogy a digitális jelenléttől még mindig sokan idegenkednek, és - természetesen érthető módon - továbbra is a fizikális jelenlétet, a személyes találkozásokat részesítenék előnyben. Való igaz, hogy a legmodernebb technikai eszközök sem képesek pótolni a személyes kontaktust, a jelenlegi helyzetben azonban nem nagyon marad más választásunk, mint rugalmasnak lenni és megbarátkozni, sőt mi több, élni ezzel a lehetőséggel!

Biztosak vagyunk benne, hogy ha véget ér a pandémia, ismét túlsúlyba kerülnek majd a nagy tömegeket vonzó, fizikális jelenlétet igénylő rendezvények, közben pedig úgy sejtjük, hogy a digitális megoldások sem válnak majd köddé: sokan felismerik ebben az időszakban a hibrid események nyújtotta előnyöket, és nagyon valószínű, hogy azokról a jövőben sem óhajtanak lemondani.

Csak hogy néhányat említsünk a digitális jelenlét előnyei közül:

• Legyőzi a távolságot és az időbeli korlátokat - amellett, hogy a világ bármely pontjáról bekapcsolódhatnak a vendégek a rendezvénybe, ha visszanézhetővé tesszük azt, új értelmet nyer az “egyszeri és megismételhetetlen” jelző.
• Azzal, hogy lehetővé tesszük a virtuális jelenlétet egy rendezvényen, lehetőséget adunk arra is, hogy olyan személyek találkozzanak egymással, akik egy kizárólag fizikai jelenlétet megkövetelő eseményen valószínűleg nem kerültek volna kapcsolatba.
• Innovatív megoldásokkal tehetjük emlékezetesebbé a rendezvényt - a technikai lehetőségek nem csak ahhoz járulnak hozzá, hogy a résztvevők anélkül jelen lehessenek, hogy kimozdulnának az otthonukból, hanem ahhoz is, hogy lenyűgözzük őket különféle grafikai elemekkel, videós performanszokkal, prezentációkkal, bemutatókkal.
• Nem kell limitálni a résztvevők létszámát, hiszen a virtuális jelenlét nem fokozza a járványügyi kockázatot - ez a helyszínválasztás tekintetében sem köti meg annyira a kezünket, hiszen egy nagyobb létszámú hibrid rendezvény is “befér” egy kisebb, hangulatosabb térbe.
• A hibrid rendezvényeknek köszönhetően észrevétlenül fokozódhat az online jelenlétünk, és a közösségi médiában is erősödhet a pozíciónk.
• A virtuális jelenlét lehetősége interaktívabbá teheti a rendezvényt: a vendégek sokszor könnyebben szólalnak fel, ha otthonukból jelentkeznek be egy eseményre, de megfigyelték azt is, hogy a kommentelési, megosztási hajlandóság is fokozódik.
• Egyáltalán nem elhanyagolható szempont az sem, hogy a hibrid rendezvények határozottan zöldebbek, vagyis környezetkímélők.
• Nem mellékes az sem, hogy a résztvevők költségei is csökkenthetők: utazás/szállásfoglalás nélkül jóval nagyobb eséllyel vesznek részt egy olyan, számukra érdekes rendezvényen, amiről le kellett volna mondaniuk, ha a fentiekért fizetni kellett volna - ha pedig a rendezvény megálmodója vállalta volna magára ezeket a kiadásokat, akkor a költséghatékonyság számára jelent pozitívumot.
• A virtuális jelenlét miatt a catering-költségek is jelentősen csökkenthetők.
• A hibrid rendezvények szervezése és lebonyolítása során nem kell szabálysértéstől tartani, és az sem árnyékolhatja be a sikert, ha az előkészítés szakaszában hoznak olyan új rendelkezést, ami miatt egy 100%-ban fizikai jelenlétet igénylő eseményt át kellene szervezni, netán el kellene halasztani.

Lássuk a hátulütőket:

• A technika ördöge sosem alszik, ezért egy ilyen rendezvény alkalmával mindig fontos “B”, sőt akár “C” tervet is készíteni, hogy folyamatosan biztosítva legyen az élő online kapcsolat a résztvevők között.
• Fontos ügyelni arra is, hogy egyik tábor se érezze magát megkülönböztetve: a virtuálisan bekapcsolódóknak is legyen lehetősége felszólalásra/kérdezésre, akárcsak azoknak, akik ténylegesen jelen vannak.
• Míg a személyes jelenlét esetében a fertőzésveszély csökkentésére kell nagy gondot fordítani, egy hibrid rendezvénynél a virtuális résztvevők számára a személyes adatok védelmét kell maradéktalanul teljesíteni.

Haszosnak találtad cikkünket? Kérjük oszd meg másokkal is.