A beltéri vagy kültéri rendezvényhelyszínek jobbak az őszi rendezvényszervezés során? Lássuk!
Megoszlanak a vélemények azzal kapcsolatban, hogy a kültéri- vagy a beltéri helyszínek az ideálisak az őszi rendezvényszervezés során. Ezért, mielőtt döntés hozol, fontos elemezni az egyes helyszínek adottságait az őszi rendezvényszervezés előtt! Most összegyűjtöttük számodra azokat a fontos információkat, amelyek segíthetnek a döntés meghozatalában!
Egy esemény megszervezése során számos olyan tényező van, amit egy őszi rendezvény megszervezése előtt figyelembe kell venned. Mutatjuk, hogy mire is figyelj!
Őszi rendezvényszervezés- mire figyelj?
1. Időjárás
Az őszi időjárás kiszámíthatatlan lehet, különösen akkor, ha hetekre vagy hónapokra előre foglalsz helyet. Az időjárás pedig nagyban változik attól függően, hogy az ország mely részén tartózkodsz. Míg az északi és keleti régiókban hideghullám is lehet, addig a déli vagy nyugati területeken akár hőhullámot is tapasztalhatsz.
Ha aggódsz a hőmérséklet vagy a csapadék miatt, egy fedett helyszín talán jobban megfelel az eseményednek. Legalább arról győződj meg, hogy a helyszín rendelkezik-e tartaléktervvel az időjárás okozta kihívások kezelésére, -például sátorral vagy más menedékkel eső esetén, illetve fűtőtestekkel vagy ventilátorokkal a hőmérséklet-ingadozások kezelésére!
2. Vendégek életkora
Családbarát rendezvényt szervezel? Lehet, hogy olyan helyet szeretnél, ahol a kicsik szaladgálhatnak és játszhatnak. Egy meghitt vacsora helyszín ebben az esetben nyilvánvalóan nem lenne megfelelő. Másrészt, ha csak felnőtteket vársz, egy állatsimogató közepén tartott koktélparti sem fog tetszeni.
Ne felejtsd el figyelembe venni a vendégek mobilitását is: a sok lépcső például kihívást jelenthet a kisgyerekek és az idősek számára! Kérdezd meg a helyszínt a mozgáskorlátozott vendégek számára biztosított lehetőségekről, és ne feledkezz meg az olyan helyiségekről sem, mint a mosdók!
3. Napszak
Egy erdő gyönyörű helyszín lehet egy őszi rendezvényhez, de lemaradhatsz a táj legszebb részeiről, ha a partira napnyugta után kerül sor.
Ugyanez igaz a beltéri helyszínekre is. Bár a bálterem a nap bármely szakában jól megvilágított lehet, ha a padlótól a mennyezetig érő ablakokon kívül nem láthatod az őszi színeket, akkor mi értelme van külön fizetni a legjobb kilátóhelyért? Lehet, hogy jobban jársz egy tetőtéri bárral, ahonnan gyönyörű kilátás nyílik a város pislákoló fényeire.
4. Öltözködés
Exkluzív hangulatot teremtenél? Bármennyire is festői a szőlős, a vendégek nem biztos, hogy szeretnék, ha a magas sarkú cipőjük beleakadna a sárba. Másrészt, ha inkább a lazább pulóver és farmer hangulatra törekszel, akkor valami szabadtéri viselet is nagyszerű lehet- különösen ősszel.
A dress code-nak nem kell megszabnia, hogy hol rendezed meg az eseményt, de figyelembe kell venned az általános hangulatot, és olyan helyszínt kell választanod, amely megfelel ennek a témának. Ezután ügyelj arra, hogy az üzenetek és a márka (beleértve a vizuális elemeket, például a grafikákat és a fényképeket) úgy legyenek kialakítva, hogy kommunikálják, mennyire lesz elegáns vagy alkalmi az esemény!
5. A menü
Meleg almabort és almás pitét szervíroznál a rendezvény vendégeinek? Mi lehetne jobb hely erre, mint egy almáskert? A helyszín inspirálhatja az esemény menüjét is, és fordítva. Ha az eseményt egy farmon tartod, akkor olyan klasszikus őszi ételek szerepelhetnek a menüben, mint a friss csemegekukorica vagy a sütőtökleves.
Mindenképp érdemes mérlegelned a beltéri és a kültéri rendezvények előnyeit és hátrányait az őszi rendezvényszervezés során. A késő nyári és kora őszi főzőcskézéseket gyakran sújtják darazsak és más repülő élősködők. Egy olyan büfé, ahol az ételek hosszabb ideig állnak kint, inkább a legyek lakomája lehet, mint a vendégeké. Másrészt, ha kisebb, megrendelésre készült ételeket kínálsz, talán jobban jársz egy beltéri helyszínnel.
Most, hogy átvettük az alapvető pontokat, nézzük meg, hogyan is érdemes készülnöd egy őszi rendezvény megszervezése előtt!
Mire figyelj az őszi rendezvényszervezés során?
1. Döntsd el, hogy szabadtéri vagy beltéri rendezvényt szeretnél!
Bármilyen eseményről is legyen szó, -legyen az céges vagy társasági-, a rendezvényszervező feladata mindig szem előtt tartani a vendégek komfortérzetét. Például, ha még szeptember elején tartod az eseményt, nem biztos, hogy érdemes kint rendezni, kivéve, ha egy teljesen légkondicionált sátor is szerepel az ügyfél költségvetésében.
Lehet, hogy Te imádod a napsütést, de a vendégek nem biztos, hogy így éreznek. Hasonlóképpen, egy decemberi szabadtéri rendezvényen mindenki didereghet attól függően, hogy hol vagytok. Az ősz gyönyörű időszak a szabadban, így a vendégek imádni fogják a friss levegőt és a szellős időt.
2. Vedd figyelembe a költségvetést!
Mint sok más esetben, a rendezvény költségvetése is fontos része a kirakósnak. A szabadtéri rendezvényeknél gyakran kell sátrat is bérelni, ami nagyon drága lehet, de gyakran szükséges is.
Semmi sem rontja el gyorsabban a partit, mint az, ha esik az eső, és nincs hová menniük a vendégeknek! A sátor költségein túlmenően az ügyfélnek fizetnie kell az engedélyeztetésért és a sátor díszítéséért is. Ezért fontos tudni, hogy mennyi mozgástér van a költségvetésedben.
3. Az esemény mérete is számít
A rendezvény mérete egy másik fontos szempont, amelyet a tervezőknek szem előtt kell tartaniuk. A költségvetéshez visszatérve, a kisebb rendezvények érthetően megfizethetőbbek, mint a nagyobbak. A szabadtéri rendezvények esetében azonban ne feledd, hogy a hosszabb vendéglisták nagyobb sátrakkal járnak, ami valóban megnövelheti a költségvetést.
4. Gondolkodj a dekorációs sajátosságokon!
Fontos, hogy mi az ügyfél elképzelése! A dekor szintje a helytől függően eltérő lehet. Például, ha az ügyfél gyertyás rendezvényt szeretne, ez gyakran megengedett a szabadtéri helyszíneken, de a beltéri helyszíneken lehet, hogy helyette elemmel működő gyertyákat kell használni. Másrészt, ha az ügyfél sok csillárt és függő lámpatestet szeretne, akkor ezt egy beltéri helyszínen könnyebb lesz megoldani.
5. Próbálj meg kompromisszumot találni, ha a szabadtéri rendezvényhelyszín nem tűnik megfelelőnek!
Ha egy ügyfél valóban szabadtéri rendezvényt szeretne, próbálj meg kompromisszumot kötni, és találj olyan helyszínt, amely mindkét világból a legjobbat kínálja. Például egy olyan ingatlan, amely a nagyterem mellett udvarral is rendelkezik, lehetőséget ad a vendégeknek arra, hogy kedvük szerint ki-be járjanak. Az ilyen kombinációkkal rendelkező beltéri-kültéri helyszínek kiválóan alkalmasak az egyensúlyozásra az őszi rendezvények esetében is.
A nap végén csak egy dolog számít
A sikeres rendezvény az elégedett ügyfélről szól. Akár beltéri, akár kültéri helyszínt szeretnének, fontos, hogy közösen végigmenjünk a döntésük összes logisztikai szempontján, és a lehető legjobb eseményt szervezzük meg.
Válaszd a RendezvényMestereket a tökéletes eseményért!
A RendezvényMesterek csapata az ország bármely pontján vállalja a legszínvonalasabb összejövetelek lebonyolítását. Legyen szó esküvőről, családi rendezvényről, céges buliról, őszi vagy téli eseményről, mondd el nekünk, mit szeretnél, és mi megvalósítjuk! Sokan gondolják, hogy egy eseményt összehozni nem nagy dolog, de ez tévedés. Ahhoz, hogy jól sikerüljön egy összejövetel, nem mindig elég a jó társaság.
Megfelelő helyszínt, ételt, zenét és más szolgáltatókat találni, minden időpontot pontosan betartani gyakran a szakember dolga.
Ha minket választasz, nyugodtan hátradőlhetsz, és átadhatod magad az esemény felhőtlen élvezetének. Szeretnéd, ha őszi rendezvényed felejthetetlen lenne? Keress minket bizalommal, elérhetőségeink egyikén!